FAQ : demandes de subvention

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Mise à jour le 30/07/2024

Illustration Foire aux questions.
Crédit photo : AdobeStock

Sommaire

Vous gérez une association ? Retrouvez toutes les informations utiles pour déposer votre demande de subvention grâce à notre foire aux questions !

Tout savoir avant de déposer ma demande de subvention

Je suis une nouvelle association ou je dépose ma première demande de subvention

La date de création d’une association n’est pas un critère d’éligibilité. Vous pouvez déposer une demande de subvention au titre du démarrage de vos activités ; que votre association ait été créée l’année de la demande, ou l’année précédente.

Le bilan d’activité et financier ne fera donc pas partie des documents exigibles pour les années où l’association n’était pas créée. En revanche, l’ensemble des autres pièces restent obligatoires. La liste des documents obligatoires pour les nouvelles associations est présentée ci-dessous.

● Le procès-verbal de l'assemblée générale de l’association, signé par le président ou le représentant légal

● Un relevé d'identité bancaire ou postal établi au nom de l'association, avec l'intitulé exact de l'association telle qu'elle a été déclarée à la préfecture

● Le budget prévisionnel global de l'association

● S'il s'agit d'une subvention pour un projet, le budget prévisionnel de l'action pour laquelle la subvention est demandée ainsi que, pour les subventions d'investissement, les devis des dépenses prévisionnelles.

Un guichet unique : Paris Asso

Toutes les demandes de subvention auprès de la Ville de Paris et les réponses aux appels à projets de la Ville, doivent être déposées sur Paris Asso, guichet unique de dépôt et de suivi des demandes. Aucune demande papier ou par courrier postal ne sera recevable.

Pour déposer votre demande sur Paris Asso, il faudra veiller aux éléments suivants :

● l'association doit avoir été déclarée auprès de la préfecture et disposer d'un numéro SIRET

● la subvention doit concerner un projet d'intérêt général réalisé par l'association

● la subvention peut financer un projet, le fonctionnement (couvrir les charges et frais divers) ou l'investissement (matériel, etc…)

● l'association doit avoir justifié l'utilisation des subventions perçues l'année précédente dans le cadre de ses projets (les comptes rendus financiers sont exigibles six mois après la clôture budgétaire).

Un guide complet est en ligne pour vous aider à comprendre le processus de dépôt en ligne. Vous pouvez le consulter sur la page explicative dédiée à la plateforme sur paris.fr.

Une vidéo explicative vous présente le processus global de dépôt des demandes de subvention.

Je me tiens informé des actualités subventions

Pour suivre l’actualité des subventions de la Ville de Paris, nous vous encourageons à vous inscrire à la lettre d’informations. Cette possibilité vous est offerte lors de votre inscription sur la plateforme Paris Asso.

Cette lettre envoyée le premier jeudi de chaque mois recense toutes les actualités relatives à la vie associative et aux subventions :
- mises à jour du calendrier des campagnes de subventions
- ouverture des appels à projets
- formations proposées
- évènements organisés par la Ville de Paris autour de la vie associative.

La page consacrée aux subventions sur le site Paris.fr est mise à jour régulièrement, avec notamment le calendrier de la campagne de subvention en cours.

Les appels à projets ouverts sont recensés sur la page Paris.fr dédiée.

Je veux tout comprendre sur les campagnes de subventions et les appels à projets

La campagne de subvention, dite classique, correspond à une période dans l’année pendant laquelle les associations peuvent déposer une ou des demandes de subvention pour soutenir leur activité. Vous pouvez formuler une demande de subvention pour couvrir différents types de dépenses liées au fonctionnement général de votre association, à la réalisation de projets concrets et/ou à des dépenses d’investissement.

Indépendamment de la campagne de subvention, la Ville de Paris propose chaque année des appels à projets, construits autour de thématiques. Ils sont recensés sur la page dédiée de Paris.fr. Les appels à projets de la Ville de Paris répondent à un besoin exprimé par la collectivité et sont encadrés par un règlement.

Depuis 2024, deux campagnes de dépôt de demandes de subvention sont prévues : une campagne principale à l’automne ; une campagne secondaire au printemps.

En dehors de ces périodes, l’accès au formulaire de dépôt de demande ne sera pas possible. Toutes les demandes déposées à l’automne recevront une réponse au plus tard en juillet l’année suivante.

Les appels à projets sont proposés par les différents services de la Ville au fil de l’eau, tout au long de l’année, indépendamment de la campagne de subvention classique. Certains sont reconduits d’année en année.

Je veux être accompagné sur les subventions

Les Maisons de la vie associative et citoyenne (ou MVAC), sont des pôles ressources dédiés au soutien et au développement de la vie associative et de la participation citoyenne à Paris. Elles peuvent vous accompagner lors de la création et l’élaboration de votre demande de subvention.

> retrouvez toutes les coordonnées et contacts des Maisons de la vie associative et Citoyenne

Le Carrefour des Associations Parisiennes (CAP) est le centre d’expertise, d’accompagnement et de formations des associations et porteurs de projets associatifs de Paris. Il vient compléter l’offre de services des Maisons de la Vie Associative et Citoyenne en dispensant de nombreuses formations gratuites et des entretiens individuels et personnalisés, quel que soit votre arrondissement de domiciliation.

Il propose également des permanences juridiques et comptables gratuites et accessibles à l’ensemble des associations inscrites sur Paris Asso. En fonction de votre besoin, il vous mettra en relation avec les services adaptés de la vie associative parisienne.

Pour être accompagné lors d’entretiens individuels par les professionnels du CAP (uniquement sur rendez-vous) : 01 55 78 29 30.

> En savoir plus sur le Carrefour des Associations Parisiennes

Je dépose ma demande de subvention

Je vérifie les conditions à respecter

Le projet pour lequel la subvention est demandée doit être d’intérêt général ou local, c’est-à-dire qu’il doit bénéficier aux Parisiens et Parisiennes ou encore s’inscrire dans une action internationale de coopération d’aide au développement ou être à caractère humanitaire. Il s’agit par exemple de faciliter l’accès à la santé, à la culture, de protéger la biodiversité, etc.

Le tout ne doit pas être réalisé dans un but lucratif.

L’association peut avoir son siège social à Paris ou en dehors de Paris tant que les conditions présentées ci-dessus sont remplies.

L’association doit également s’assurer que ses statuts et la liste de ses dirigeants sont à jour et qu’elle dispose d’un numéro de SIRET (identifiant d’établissement). Sa demande de subvention doit s’inscrire dans le périmètre de son objet social.

L’association s’engage également à souscrire au contrat d’engagement républicain (CER) en cochant la case dédiée lors de la demande en ligne (ceci vaut signature du contrat). Sans cette case cochée, vous ne pouvez pas finaliser le dépôt de votre demande de subvention.

L’obligation de souscription au Contrat d’engagement républicain (C.E.R.) est entrée en vigueur le 2 janvier 2022 pour toutes les associations à l’exception des associations d’utilité publique.

Je veux mieux comprendre les types de subventions

Vous pouvez demander une aide pour couvrir des dépenses de fonctionnement de votre association : c’est-à-dire les frais quotidiens d'une association, tels que les loyers, les salaires, les charges et les fournitures.

Le financement par projet vise à subventionner une action ciblée ou ponctuelle, précise dans un temps donné. La subvention demandée couvre alors les dépenses de fonctionnement de l’association, pour l’action menée. Le projet peut soit correspondre à un des projets de l’association sur l’année, soit correspondre à une activité ponctuelle dans l’année, soit répondre à un appel à projets.

Les subventions peuvent aussi couvrir les dépenses d’investissement pour contribuer à la réalisation de travaux par exemple. Il peut s’agir également des dépenses liées à l’achat de mobiliers, matériels, etc. Ces dépenses se traduisent par une augmentation du patrimoine de l’association.

Les documents obligatoires que je dois fournir

Le procès-verbal de l’assemblée générale d’une association, signé par le président ou le représentant légal, est un document central.

Si le montant des subventions accordées précédemment ou le montant demandé est supérieur à 23 000 €, le bilan, le compte de résultat, et les annexes des deux derniers exercices écoulés certifiés par le président de l’association ou par un commissaire aux comptes si l’association a bénéficié de subventions publiques supérieures à 153 000 € ; ces comptes sont exigibles six mois après leur date de clôture.

Le dernier rapport annuel d'activité soumis à l'assemblée générale (AG) de l'association ou le descriptif des actions menées l'année antérieure accompagné, le cas échéant, d'un exemplaire des publications de l'association.

Il s’agit du budget prévisionnel global de l'association sur l’année à venir.

En cas de demande de subvention sur projet, il convient également de fournir le budget prévisionnel de l’action. En cas de demande de subvention d’investissement, il convient de fournir le ou les devis.

Un relevé d'identité bancaire ou postal établi au nom de l'association avec l'intitulé exact de l'association telle qu'elle a été déclarée à la préfecture est indispensable. Cette pièce justificative est indispensable au dépôt de demande de subvention en ligne. Les autres pièces manquantes au moment du dépôt peuvent être ajoutées après dès que possible.

Le compte-rendu financier (modèle CERFA : 15 059*02) décrit les opérations comptables qui attestent de la conformité des dépenses effectuées à l'objet de la subvention. Il est à retourner à l'autorité administrative qui a versé la subvention dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice au cours duquel la subvention a été accordée.

Il doit obligatoirement être établi, avant toute nouvelle demande. Il doit être accompagné du dernier rapport annuel d'activité et des comptes approuvés du dernier exercice clos.

Les « plus » à savoir

Il est préférable de formuler une demande de financement par projet. Par ailleurs, il vous est possible de formuler plusieurs demandes de subvention lors d’une même campagne.

Le caractère innovant des projets ou de l’action générale de l’association est pris en compte dans le cadre de l’instruction d’une demande.

Il n’y a pas de limite de montant dans les demandes de financements en tant que tel. Mais le montant de la subvention ne peut être supérieur ou égal au coût total du projet ou du budget de fonctionnement. Il est aussi fortement conseillé de diversifier les sources de financements.

Une association peut formuler une ou plusieurs demandes de subvention auprès de la Ville de Paris. Pour rappel, au-delà de 23 000 euros de subventions publiques allouées sur l’année, votre comptabilité devra respecter une comptabilité conforme au plan comptable associatif.

Lorsque le montant total de subventions annuelles alloué par la collectivité est égal ou supérieur à 23 000 euros, une convention doit être signée entre l’association et la Ville de Paris.

Je présente une comptabilité rigoureuse

Se former à la comptabilité

La comptabilité exigeant l'acquisition d'une certaine expertise, nous vous conseillons de vous former en amont pour une comptabilité réussie.

Le Carrefour des Associations Parisiennes (CAP) propose des formations spécifiques, notamment en matière de fiscalité et comptabilité à destination des associations parisiennes. Pour suivre une formation, il vous faut vous inscrire en ligne.

Le CAP propose également des permanences comptables ponctuelles et sur rendez-vous.

Préparer sa comptabilité

L’année à prendre en compte pour constituer le budget prévisionnel dépend des dates de votre exercice comptable.

Si vous avez choisi l'année scolaire (septembre à septembre) par exemple, votre budget prévisionnel équilibré doit porter sur l'année scolaire.

Si vous avez choisi l'année civile, il doit porter uniquement sur l'année N+1.

Le compte de résultat est le déroulé général des dépenses et des recettes que l’association a cumulées durant une année d’exercice comptable.

Il ne faut pas le confondre avec le compte rendu financier de la subvention qui, lui, porte uniquement sur le projet subventionné.

Pour des charges salariales, il n’est pas nécessaire de créer un budget prévisionnel particulier. Il faut les intégrer à votre budget prévisionnel global (en général en « charges de personnel »).

Il est possible de valoriser comptablement le bénévolat ou encore les dons en nature dans la demande de subventions. Mais cette valorisation du bénévolat, bien que recommandée juridiquement, n'est pas une obligation comptable.

Le bilan d‘activité, qui décrit l'activité de l'association de l’année écoulée, ne doit pas être confondu avec le compte-rendu financier de la subvention dont la forme prend celui du formulaire CERFA.

Je veux mieux comprendre le processus d’instruction des demandes de subventions

L'instruction administrative des dossiers

L'administration de la Ville de Paris instruit les demandes de subventions déposées par les associations sur Paris Asso. Elle vérifie la complétude des dossiers ainsi que les éléments juridiques ou financiers et réalise l’instruction sur le fond, notamment la cohérence avec les politiques municipales sectorielles.

L’arbitrage politique : le rôle des Adjoints à la Maire de Paris

Sur la base de l’instruction réalisée par l’administration parisienne, le dossier est soumis à l’arbitrage de l’Adjoint à la Maire de Paris chargé de la thématique (ou d’un jury ad hoc dans le cadre des appels à projets, composé d'Adjoints et, éventuellement, de Conseillers de Paris issus des différents groupes politiques et/ou de personnalités qualifiées).

Il prend alors la décision : si elle est favorable, la proposition de subvention est ensuite soumise à l’avis du Conseil d’arrondissement lorsque l’activité de l’association s’exerce dans l’arrondissement ou au profit de ses habitants, puis à l’approbation du Conseil de Paris.

Le vote par le Conseil de Paris

La proposition de subvention est soumise à l’avis du Conseil d’arrondissement lorsque l’activité de l’association s’exerce dans l’arrondissement ou au profit de ses habitants, puis à l’approbation du Conseil de Paris.

Si le Conseil de Paris approuve le versement de la subvention, cette décision est soumise au contrôle de légalité de la préfecture (par l’État) avant que la direction régionale des Finances publiques n’effectue le versement sur le compte bancaire de l’association.

Le Conseil de Paris est une assemblée composée de 163 conseillers, élus dans chaque arrondissement parisien. Le Conseil de Paris se réunit plusieurs fois par an. Lors de chaque séance, les conseillers débattent, votent, rejettent, amendent ou approuvent des vœux et des projets de délibérations permettant de transformer la ville au quotidien.

Les délibérations votées sont disponibles en ligne sur Paris.fr.

Vous pouvez aussi vous servir du moteur de recherche spécifique pour trouver l'information plus facilement.

La phase de mandatement

Les subventions votées sont soumises au contrôle de légalité de la préfecture (par l’État) avant que la direction régionale des Finances publiques n’effectue le versement sur le compte bancaire de l’association.

Le mandatement correspond à la phase de versement des fonds votés par le Conseil de Paris. Il est conditionné à la signature de la convention par l’association le cas échéant et à la qualité du Relevé d'identité (RIB) reçu.

Le relevé peut être bancaire ou postal mais établi au nom de l'association (personne morale et non physique liée à l’association). De même l'intitulé exact de l'association telle qu'elle a été déclarée à la préfecture doit figurer sur le document.

Je justifie la bonne utilisation des fonds alloués

Comment je justifie la bonne utilisation des fonds

Le compte rendu financier est obligatoire pour toute demande de subvention sur projet. Il décrit les opérations comptables qui attestent de la conformité des dépenses effectuées à l'objet de la subvention. Il est à retourner à l'autorité administrative qui a versé la subvention dans les 6 mois suivant la fin de l'exercice au cours duquel la subvention a été accordée. Il doit obligatoirement être établi, avant toute nouvelle demande. Il doit être accompagné du dernier rapport annuel d'activité et des comptes approuvés du dernier exercice clos.

Il est très vivement recommandé d’utiliser le formulaire CERFA 15059*02.

Aléas et évolutions des projets subventionnés

En cas d’inexécution, de modification substantielle ou de retard dans la mise en œuvre des actions subventionnées, l’association a l’obligation d’en informer la Ville de Paris par lettre recommandée avec avis de réception.